Automatización de Oficina. Generalidades

Bajo el concepto de automatización de oficinas vienen reconociéndose el conjunto de tecnologías que se aplican para racionalizar los trabajos burocráticos, trabajos cuyo contenido es en esencia la gestión de información. Este concepto se identifica con la expresión Ofimática. Así pues cuando hablamos de Ofimática estamos refiriéndonos a la idea ya expresada de automatización de oficinas.

La Ofimática se asocia inmediatamente con el uso de la informática; sin embargo va más allá pues no sólo integra los recursos que ésta proporciona si no que comprende otros recursos. Dichos recursos son tanto físicos - máquinas, dispositivos - como lógicos.

Un sistema es un conjunto de elementos que se ordenan para la consecución de un fin. Estos elementos son máquinas - ordenadores, impresoras, máquinas de escribir, teléfonos, etc., etc. - y son también aplicaciones informáticas, valores implementados en la cultura de la organización, distribución de funciones, etc., etc. Es decir: hay elementos que se pueden tocar y hay elementos que son intangibles, que no se pueden tocar. No es preciso señalar que ambos se complementan mutuamente y que tan necesarios son unos como otros: de nada vale que un auxiliar disponga de un ordenador muy avanzado si en éste no están cargados los programas que necesita y poca utilidad se le sacará a la última versión de Word si estamos trabajando con un PC de 4 megas de RAM.

En primer lugar cabe citar a los ordenadores y a todos los dispositivos que les acompañan. A ellos nos hemos referido en el tema precedente por lo que no vamos a repetir aquí lo ya dicho. Dentro de lo que es el subsistema informático aparecerían las redes locales e Internet.

Una red local - LAN Local Area Network - es un cabe que une los ordenadores de la organización a un ordenador central. Estos ordenadores deben contar con una tarjeta de red y disponer del software adecuado. Normalmente están instaladas las redes Netware y Windows. El uso de la red permite compartir recursos - impresoras, acceso a Internet - entre los diferentes puestos de una oficina con las consiguientes ventajas. Además es posible que un usuario acceda a los datos contenidos en el ordenador de otro si estamos trabajando con Windows N.T.

Internet es en esencia una red de redes. La conexión se realiza a un proveedor de servicios de Internet por vía telefónica y desde ella es posible tener acceso a múltiples direcciones; lo que permite visualizar páginas web y hace posible además la circulación de correo electrónico.

Además del subsistema informático en una organización hay otros recursos físicos como el teléfono, el fax, las fotocopiadoras, etc., etc.

Sistemas lógicos son aquellos que como hemos dicho no se pueden tocar. La estructuración de una oficina en distintos niveles jerárquicos, la atribución de competencias a cada una de las unidades que la integran, la protocolización de los distintos procedimientos,... son los elementos esenciales que componen el layout de la organización.  Sin embargo la expresión Sistemas Lógicos no se asocia tanto con este layout - que es realmente el que contiene el diagrama de flujo de la oficina - como con lo que son las aplicaciones informáticas que se manejan en dicha oficina.

Cualquiera que trabaje con Windows se habrá dado cuenta de que en el diseño de este entorno subyace la denominada filosofía del escritorio. En esencia el ordenador nos proporciona una mesa de trabajo en la que se encuentran los documentos que vamos a manejar - archivos - . Disponemos de una o varias máquinas de escribir - procesadores de texto -, contamos con una calculadora - realmente o con hojas de cálculo - y tenemos los ficheros - bases de datos - que nos hacen falta. Vamos a referirnos a todos ellos.

Hojas de Cálculo

Mediante una hoja de cálculo se pueden resolver los más variados problemas dependiendo de la necesidad de cada usuario. Por ejemplo, podríamos utilizar la hoja de cálculo para calcular pagos de interés a intervalos variables, para crear un presupuesto anual o para planificar las cantidades para la devolución de un préstamo. Además, una hoja de cálculo nos permite especular y hacer previsiones sobre los próximos resultados que se van a obtener.

Otra de las grandes utilidades de una hoja de cálculo es que podemos visualizar las distintas cifras que manejamos en forma de gráficos facilitando la interpretación de las mismas.

Mediante una hoja de cálculo se pueden manejar básicamente dos tipos de datos:

·         Los denominados Valores, es decir, aquellos datos que se introducen directamente en la hoja de cálculo y que no dependen de ningún otro valor.

·         Las denominadas fórmulas, son un conjunto de valores, operaciones y referencias a las celdas con las que debe operar. Son operaciones que dependen exclusivamente de los valores de otras celdas y no  tienen sentido por si solas. Se distinguen porque al tener como celda activa una fórmula, en la celda se ve el resultado pero en la BARRA DE FORMULAS se visualiza la fórmula en sí.

Introducir valores

Para introducir un número cualquiera lo primero que hay que hacer es seleccionar la casilla que quiere editar, es decir, la casilla a la que desea introducir un número.

Existen distintos formatos numéricos y es muy importante que se introduzcan correctamente los datos para indicarle a la hoja de cálculo exactamente lo que quiere. Los distintos formatos, entre otros, son los siguientes:

·         Formato general, se utiliza, por ejemplo, para números telefónicos. Para escribir un número en formato normal, simplemente teclear el número.

·         Formato numérico: maneja números negativos y decimales. En este formato se teclean los números negativos con un menos delante y los decimales separados por un punto.

·         Existe también el formato de porcentaje usado para indicar tantos por ciento. Para insertar un número en formato porcentual, teclear un "%" al final del número.

·         El formato científico permite ampliar el rango  numérico disponible. Para insertar un número en notación científica teclear primero la base, seguido de una "e" y el exponente en base diez. Por ejemplo para introducir 2.387x1023 teclear 2.387e23.

·         Finalmente disponemos del formato de fracción. Para insertar una fracción teclear como si se tratase de una fracción mixta, por ejemplo para obtener 1/2 teclear 0 1/2.

Introducir texto

Para introducir texto en una celda determinada, simplemente seleccionar la celda correspondiente y teclear el texto. Es posible introducir textos y números en una misma casilla, pero si quiere introducir números únicamente como si se tratase de texto, deberá hacer lo siguiente:

·         Seleccionar la celda y escoger la opción CELDAS del menú FORMATO.

·         Seleccionar la ficha NUMERO y asignarle la categoría de TEXTO, con el código de formato arroba "@".

Introducir datos en una celda y en un rango de celdas

Para introducir datos en una celda únicamente tiene que...

·         Seleccionar la celda en la que desea introducir los datos.

·         Teclear los nuevos datos.

·         Pulsar INTRO para terminar la entrada.

Automáticamente la celda activa pasará a ser la celda inferior a la editada.

Si al teclear una entrada se da cuenta de que es errónea o no la desea, tiene dos opciones:

·         Si ya ha pulsado INTRO, acceda al menú EDICION y ejecute la opción DESHACER ENTRADA.

·         En el caso de que no haya pulsado la tecla INTRO, pulsar ESC para anular la entrada.

Podrá editar una celda de dos formas distintas: puede escribir una nueva entrada sobre la celda antigua (con lo que borrará el contenido anterior de la celda) o puede editar una entrada ya existente modificando únicamente aquellos datos incorrectos.

Para editar una celda sin tener en cuenta su contenido, pulsar sobre la celda para convertirla en celda activa y teclear el nuevo valor pulsando INTRO al finalizar la entrada.

Para editar una celda, corrigiendo el contenido ya existente, tendrá que hacer lo siguiente:

·         Hacer doble clic sobre la celda que quiera editar.

·         Realizar las modificaciones necesarias y pulsar INTRO.

Copiar y mover celdas usando cortar, copiar y pegar

Los comandos COPIAR, CORTAR y PEGAR le resultarán muy útiles para variar la posición de las celdas, ya sea moviéndolas o copiándolas en otra posición.

COPIAR CELDAS

Esta opción le permite duplicar celdas en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Si copia celdas sobre otras celdas ya utilizadas se perderá toda la información anterior. Para copiar celdas tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar la celda o rango de celdas a copiar.

Elegir la opción COPIAR del menú EDICION. Las celdas seleccionadas aparecerán con un borde móvil.

Seleccionar la celda a la que quiere copiar los datos y escoger la opción PEGAR del menú EDICION.

MOVER CELDAS.

Esta operación es muy similar a la de copiar, con la diferencia que las celdas se borrarán de la posición original y se situarán sobre la nueva posición. Para realizar esta acción tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar la celda o campos de celdas que vaya a mover.

Elegir la opción CORTAR del menú EDICION.

Seleccionar la celda a la que quiere mover los datos y activar la opción PEGAR del menú EDICION.

También podrá insertar las celdas cortadas o copiadas entre celdas ya definidas. Para tal fin hacer lo siguiente:

Después de CORTAR o COPIAR las celdas, abrir el menú INSERTAR y seleccionar la opción CELDAS CORTADAS o CELDAS COPIADAS.

Seleccionar la dirección donde quiere desplazar las celdas HACIA LA DERECHA o HACIA ABAJO según sea el caso y pulsar sobre ACEPTAR.

COPIAR Y DESPLAZAR CELDAS ARRASTRANDO

Utilizando el ratón podrá copiar y arrastrar celdas de una forma mucho más sencilla y rápida. Para desplazar arrastrando tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar las celdas que desea desplazar, colocar el puntero del ratón sobre el borde de la selección y arrastrarlo hasta la nueva posición.

Para copiar tendrá que hacer lo mismo pero antes de arrastrar tendrá que pulsar la tecla CONTROL.

También puede insertar celdas si mantiene pulsada la tecla MAYUSCULAS mientras arrastra la selección hasta su nueva posición.

COPIAR Y PEGAR CELDAS PARA OBTENER RESULTADOS ESPECIALES

Aparte de las opciones de copiar, cortar y pegar dispone también de otra opción mucho más completa denominada PEGADO ESPECIAL, que se utiliza en combinación con las opciones normales de copiar y cortar.

Para utilizar este comando tendrá que abrir el menú EDICION y elegir PEGADO ESPECIAL. Seguidamente, deberá seleccionar la opción que quiera utilizar.

Las distintas opciones de las que dispone son las siguientes: en el cuadro PEGAR deberá indicar el contenido de las celdas que quiera pegar pudiendo escoger entre pegar TODO el contenido de la celda, las FORMULAS contenidas en la celda, los VALORES de la celda, el FORMATO o las NOTAS de la celda. En el cuadro de OPERACION indicará el cálculo que quiera realizar.

Por ejemplo si quiere restar la celda cortada o copiada de la celda de destino, tendrá que activar la casilla RESTAR.

INSERTAR, ELIMINAR Y BORRAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

En muchos casos se encontrará con la necesidad de modificar la estructura de la hoja de cálculo y para ello necesitará borrar, insertar o eliminar celdas, filas y columnas.

Cuando inserte una fila o una columna, La hoja de cálculo creará una fila o una columna en blanco desplazando las celdas ya existentes para no sobreescribirlas. La hoja de cálculo automáticamente actualizará todas las referencias a las filas o columnas desplazadas. Para insertar una celda o una columna tendrá que hacer lo siguiente:

Primero deberá seleccionar las filas o columnas que  desee desplazar para colocar las nuevas. Por ejemplo, si quiere insertar dos filas entre la sexta y la séptima filas, tendrá que seleccionar las filas séptima y octava.

Seleccionar la opción FILAS o COLUMNAS del menú INSERTAR, según si quiere insertar filas o columnas.

Acto seguido, La hoja de cálculo desplaza tantas filas o columnas como haya seleccionado dejando paso a las nuevas que aparecerán en blanco.

También puede insertar celdas sueltas sin necesidad de desplazar todos los datos de la hoja de cálculo, sino únicamente los necesarios. Para ello tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar un rango de celdas de un tamaño equivalente al que quiera insertar.

Utilizar la opción CELDAS del menú INSERTAR.

Ahora tendrá que seleccionar si quiere mover las celdas que La hoja de cálculo va a desplazar hacia la derecha o hacia abajo. Para ello activar la casilla correspondiente a DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA LA DERECHA o DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA ABAJO, respectivamente.

ELIMINAR CELDAS

Para eliminar un grupo de celdas y desplazar las adyacentes para que ocupen el espacio vacío, tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar las celdas que quiere eliminar y utilizar la opción ELIMINAR del menú EDICION.

Seleccionar la opción DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA LA IZQUIERDA o DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA ARRIBA según le convenga.

BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, NUMEROS O CELDAS

Si quiere buscar una celda con un contenido específico tendrá que utilizar el comando BUSCAR del menú EDICION. Seguidamente, deberá  teclear el contenido de la celda en el apartado DATOS A BUSCAR. También puede seleccionar el orden de búsqueda ya sea por filas o columnas.

Para reemplazar una o varias celdas según su contenido, tendrá que utilizar el comando REEMPLAZAR del menú EDICION. Para iniciar la operación deberá teclear el contenido de las celdas a reemplazar en DATOS A BUSCAR así como los datos nuevos de las celdas en REEMPLAZAR CON. Para activar la búsqueda pulsar sobre BUSCAR SIGUIENTE.

BUSCAR CELDAS CON UN TIPO DE CONTENIDO ESPECIFICO

También podrá buscar celdas de un tipo especial, como por ejemplo celdas en blanco o valores constantes. Para hacer una búsqueda de este tipo tiene que seguir los siguientes pasos:

Abrir el menú EDICION y pulsar sobre IR A... seguidamente pulsar sobre el botón ESPECIAL.

A continuación, deberá seleccionar las opciones que desee utilizar para realizar la búsqueda y pulsar ACEPTAR cuando quiera empezar.

REVISION ORTOGRAFICA

La hoja de cálculo dispone de un completo diccionario con el que podrá corregir ortográficamente las hojas de cálculo y el texto contenido en los gráficos generados por La hoja de cálculo. Para revisar la ortografía tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar aquello que se quiere corregir. En el caso de que quiera corregir toda una página del libro de trabajo no será necesario seleccionarla, sino simplemente tenerla activa, pero si quiere corregir una fila tendrá que seleccionarla, o para corregir únicamente el contenido de una celda deberá seleccionar el contenido de la misma. Para corregir todo el libro de trabajo deberá seleccionar todas las hojas del libro.

A continuación, elija ORTOGRAFIA del menú HERRAMIENTAS.

A medida que La hoja de cálculo vaya encontrando errores ortográficos le presentará un cuadro de texto con sugerencias para corregir la palabra incorrecta. Puede seleccionar la más adecuada y pulsar sobre CAMBIAR.

En el caso de que ésta sea correcta podrá añadirla a su diccionario personal o simplemente indicarle al corrector ortográfico que ignore la palabra y pase a la siguiente.

PREPARAR LO QUE DESEA IMPRIMIR

Antes de poder imprimir deberá seleccionar la impresora que quiera utilizar. Para seleccionar una impresora deberá hacer lo siguiente:

Seleccionar la opción IMPRIMIR del menú ARCHIVO.

Pulsar en el botón IMPRESORA.

Seleccionar la impresora que desea utilizar y pulse sobre el botón ACEPTAR.

CONFIGURACION DE PAGINA

1.- Para controlar la apariencia de la hoja a imprimir deberá utilizar la opción PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.

2.- La ficha PAGINA le permitirá seleccionar la orientación horizontal o vertical de página, así como la escala, el tamaño del papel y la calidad de impresión.

3.- Con la ficha MARGENES podrá establecer los márgenes IZQUIERDO, DERECHO, INFERIOR, SUPERIOR, ENCABEZADO y PIE DE PAGINA, así como establecer la alineación VERTICAL y HORIZONTAL de página.

4.- La ficha ENCABEZADO/PIE le permitirá definir y editar los datos correspondientes a los encabezados y pies de página.

5.- La ficha HOJA le permitirá indicar el rango de la hoja de cálculo que va a imprimir. Para ello tendrá que introducir el rango en AREA DE IMPRESION. Puede imprimir títulos de filas o de columnas en páginas múltiples escribiendo los rangos que desea imprimir como título en el apartado TITULOS A IMPRIMIR. Active las casillas de verificación correspondientes a LINEAS DE DIVISION para imprimir las líneas de separación de celdas y la casilla NOTAS para imprimir las notas de las celdas. Y, finalmente, active la casilla ENCABEZADOS DE FILAS COLUMNAS para imprimir estos encabezados.

IMPRESION DE DOCUMENTOS

PRESENTACION PRELIMINAR

La presentación preliminar de un documento le permitirá visualizar cada página del documento tal y como quedará cuando la imprima. Esto le ahorrará tiempo ya que podrá realizar los ajustes necesarios antes de imprimir el documento. Para activar la presentación preliminar...

Seleccionar la opción PRESENTACION PRELIMINAR del menú ARCHIVO.

O bien pulsar el botón PRESENTACION PRELIMINAR de la barra de herramientas.

Dentro de la presentación preliminar podrá acceder a la página siguiente o a la anterior con los botones SIGUIENTE y ANTERIOR. También podrá ampliar la visualización del documento con el botón ZOOM. Con el botón IMPRIMIR podrá mandar el documento a imprimir. Pulsando en el botón PREPARAR accederá al comando preparar página. El botón MARGENES le permitirá cambiar el tamaño de los márgenes arrastrando simplemente los cuadros de ancho de margen. Finalmente, si pulsa sobre el botón CERRAR regresará a la hoja activa.

IMPRESION DE PAGINAS

Existen diversas formas de imprimir una página. La primera ya la hemos comentado en la presentación preliminar. Pero, en general, para imprimir un documento tendrá que hacer lo siguiente:

Activar la opción IMPRIMIR del menú ARCHIVO.

Aparecerá el cuadro de diálogo IMPRIMIR. Aquí podrá indicar el rango de hojas a imprimir, el número de copias a realizar y el intervalo de páginas deseado.

También puede utilizar el botón IMPRIMIR de la barra de herramientas. Este no presentará el cuadro de diálogo IMPRIMIR sino que enviará el documento a imprimir utilizando la configuración actual de los cuadros de diálogo PREPARAR PAGINA e IMPRIMIR.

ACOMODAR EL DOCUMENTO EN LAS PAGINAS DESEADAS

La hoja de cálculo incorpora una útil opción para acomodar el documento en un número de páginas determinado. Esto le permitirá obtener un documento con un número de páginas exacto y La hoja de cálculo automáticamente aumentará o disminuirá el tamaño del documento a imprimir. Esta opción también la podrá realizar manualmente del siguiente modo:

Elegir la opción PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.

Activar la ficha PAGINA y activar la opción AJUSTAR A: en el apartado ESCALA. Escribir el porcentaje de aumento o reducción que desea aplicar a la copia impresa teniendo en cuenta que un 100% es el tamaño normal de impresión.

La otra opción de la que disponemos es la de especificar un número de páginas para encajar el documento en ellas. para realizar esta acción tendrá que hacer lo siguiente:

Seleccionar la opción PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO al igual que haría si quisiese aumentar el tamaño de la información impresa.

Seleccionar la ficha PAGINA. Active la opción ENCAJAR EN: y teclear el número de páginas a lo ancho que quiere que ocupe el documento y el número de páginas de alto.

CONTROL DE SALTOS DE PAGINA

Si una hoja de cálculo ocupa más de una página, La hoja de cálculo introducirá automáticamente los saltos de página necesarios dividiéndola en varias páginas para que pueda ser impresa. Con La hoja de cálculo también podrá insertar saltos de página manualmente.

Para ello use la opción SALTO DE PAGINA del menú INSERTAR.

La hoja de cálculo dispone de dos métodos para imprimir y numerar las páginas: primero abajo y luego a la derecha o primero a la derecha y luego abajo. El método de numeración e impresión lo podrá seleccionar en la ficha HOJA de la opción PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO.

CREACION E IMPRESION DE INFORMES PERSONALIZADOS

Los informes son conjuntos únicos formados por hojas, vistas y opciones de escenario especificadas para la impresión del documento. Cada informe está formado como mínimo por una hoja, las vistas nombradas y los escenarios son opcionales.

Podrá utilizar los informes para las siguientes tareas:

Cuando quiera imprimir las hojas de un libro de trabajo en un orden cualquiera. Puesto que la impresión normal de un documento únicamente permite imprimir las páginas en orden consecutivo, deberá utilizar un informe para alterar este orden.

Cuando desee imprimir vistas usando distintas opciones de presentación. Las vistas son las opciones de presentación e impresión que se asignan a una hoja de cálculo. Existen distintos tipos de vistas: como pueden ser la vista detallada o la vista resumida. Si utiliza un informe podrá obtener una misma hoja de cálculo con dos vistas distintas.

Cuando quiera imprimir modelos de hojas de cálculo con valores de introducción de escenario. Un escenario son los valores de introducción que puede aplicar a las fórmulas de una hoja de cálculo. Para poner un ejemplo, podríamos tener un informe para una hoja de cálculo de pronóstico de beneficios. Podríamos tener tres tipos de escenarios distintos que serían el caso más favorable, con mayor número de beneficios, un caso intermedio y un caso desfavorable, con un menor número de ganancias.

Para crear un informe tendrá que realizar los siguientes pasos:

Elija la opción IMPRIMIR INFORME del menú ARCHIVO.

En el cuadro de diálogo IMPRIMIR INFORME, pulse sobre AGREGAR (este paso sólo será necesario si el libro de trabajo no contiene ningún informe).

En el cuadro de diálogo AGREGAR INFORME podrá definir las opciones que desee. En el apartado NOMBRE DEL INFORME teclee el nombre que va a darle al informe. Utilice el botón AGREGAR para añadir secciones al informe. Finalmente utilice los botones MOVER HACIA ARRIBA, MOVER HACIA ABAJO y ELIMINAR para reorganizar las distintas secciones del informe.

AGREGAR COMENTARIOS A UNA HOJA DE CALCULO

Para añadir un comentario deberá seguir los siguientes pasos:

Activar la opción NOTAS del menú INSERTAR.

En el cuadro de diálogo NOTAS, teclear el contenido de la nota en TEXTO DE LA NOTA. También podrá grabar, reproducir e insertar mensajes sonoros a una celda si dispone de una tarjeta de sonido. Para finalizar pulse sobre ACEPTAR.

Podrá reconocer que una celda lleva asociada una nota porque aparecerá un cuadro rojo en la parte superior derecha de la celda.

La hoja de cálculo dispone de algunos comandos para operar con las notas contenidas en las celdas.

Por ejemplo, podrá utilizar la opción ORTOGRAFIA del menú HERRAMIENTAS para corregir las notas.

Podrá imprimir las notas de una hoja de cálculo. Para ello utilice la opción PREPARAR PAGINA del menú ARCHIVO, seleccione la ficha HOJA y active la casilla de verificación NOTAS.

También podrá desactivar los indicadores de nota si así lo desea. Para hacerlo active la opción OPCIONES del menú HERRAMIENTAS, seleccione la ficha VER y desactive la casilla de verificación INDICADOR DE NOTAS.

Finalmente dispone de un comando que le permitirá borrar todas las notas de una hoja de cálculo. Para ello use la opción IR A del menú EDICION, pulse sobre el botón ESPECIAL y active la casilla NOTAS. Después, deberá seleccionar la opción BORRAR del menú EDICION y pulsar sobre NOTAS.

OBTENER INFORMACION

Con La hoja de cálculo podrá obtener una información extensa y detallada referente a una celda y activar exactamente qué tipo de información desea recibir. Para obtener esta información deberá activar la ventana de información del siguiente modo:

Seleccione la opción OPCIONES del menú HERRAMIENTAS y escoja la ficha VER. Active la casilla VENTANA DE INFORMACION y pulse sobre el botón ACEPTAR.

Para seleccionar el contenido de la ventana de información, deberá activar la ventana pulsando en ella y activar los comandos CELDA, FORMULA, VALOR, FORMATO, PROTECCION, NOMBRES, CELDAS PRECEDENTES, CELDAS DEPENDIENTES y NOTAS del menú INFORMACION, según cuales sean los datos que quiera presentar en la ventana de información.

CREAR CONTRASEÑAS

Para impedir que alguien abra un libro de trabajo deberá asignarle una CONTRASEÑA DE PROTECCION, de este modo sólo podrán abrir el archivo aquellos que conozcan la contraseña. También podrá proteger los archivos para que otros usuarios no puedan archivar modificaciones en el libro. Ante todo debe tener en cuenta que si olvida la contraseña con la que ha protegido un libro no podrá abrirlo, ni eliminar la protección, ni recuperar los datos de dicho libro. Para proteger un libro contra lectura o escritura deberá hacer lo siguiente:

Utilice la opción GUARDAR COMO del menú ARCHIVO cuando vaya a guardar en disco el libro de trabajo. No utilice el botón GUARDAR de la barra de herramientas.

Pulse sobre el botón opciones en el cuadro de diálogo GUARDAR COMO.

Si lo que quiere es proteger su libro para que nadie pueda abrirlo sin conocer la contraseña, teclee una contraseña en el apartado CONTRASEÑA DE PROTECCION teniendo en cuenta que se distinguirán las mayúsculas de las minúsculas. Si lo que quiere es proteger su libro contra escritura escriba una contraseña en el apartado CONTRASEÑA CONTRA ESCRITURA.

Después de introducir la contraseña, La hoja de cálculo le pedirá que vuelva a teclearla para verificar que sea correcta. Finalmente pulse sobre el botón ACEPTAR. Ahora ya puede guardar el archivo como lo haría normalmente.

ELIMINAR PROTECCION DE CONTRASEÑA

Para eliminar la contraseña a un libro de trabajo, primero deberá abrir el libro introduciendo la contraseña, luego tendrá que abrir el menú ARCHIVO y activar la opción GUARDAR COMO y, finalmente, pulsar sobre el botón OPCIONES. Pulse SUPRIMIR para eliminar la/s contraseña/s del libro. Para salir pulsar sobre ACEPTAR y, automáticamente, quedarán borradas las contraseñas.

CONTROL DE MODIFICACIONES EN LIBORS ABIERTOS

Podrá limitar la capacidad de los usuarios para modificar un libro de trabajo, impedir que se altere la forma como se ve y se organiza todo un libro de trabajo, así como impedir que se modifiquen algunos o todos los contenidos de una hoja.

PROTEGER VENTANAS

Cuando proteja una hoja impedirá que se muevan de sitio, que se cambie de tamaño, que se oculte, se muestre o se cierre dicha hoja. Para proteger una hoja haga lo siguiente:

Abra el menú HERRAMIENTAS y elija PROTEGER. Seguidamente pulse sobre PROTEGER LIBRO.

Active la casilla de verificación VENTANAS y escriba una contraseña si desea restringir el acceso a que otros usuarios desprotejan el libro de trabajo.

Para desproteger el libro de trabajo haga lo siguiente:

Seleccione la opción PROTEGER del menú HERRAMIENTAS y pulse sobre DESPROTEGER LIBRO. En el caso de que haya protegido el libro con una contraseña deberá teclearla.

En el cuadro de diálogo PROTEGER LIBRO donde se encuentra la casilla de verificación VENTANAS encontrará otra casilla llamada ESTRUCTURA. Al activar esta casilla impedirá que alguien no autorizado mueva, borre, oculte, muestre o cambie el nombre de las hojas del libro de trabajo.

Para proteger la estructura de un libro haga lo siguiente:

Elija la opción PROTEGER del menú HERRAMIENTAS y pulse sobre PROTEGER LIBRO.

Activar la casilla de verificación ESTRUCTURA y teclear la contraseña si es necesario.

PROTEGER Y DESPROTEGER UNA HOJA

Para impedir que alguien modifique el contenido de una hoja, La hoja de cálculo dispone de comandos especiales para tal fin. Existen tres tipos de protección: protección para el contenido de las celdas (impiden que se realicen cambios no autorizados), proteger los objetos gráficos para impedir que otro usuario borre, mueva o edite estos objetos y, finalmente, podrá proteger los escenarios (grupo de valores de entrada con un nombre) de la hoja de cálculo. Haga lo siguiente para proteger una hoja:

Seleccione la opción PROTEGER del menú HERRAMIENTAS y elija PROTEGER HOJA.

Ahora seleccione los objetos que desea proteger activando las casillas de verificación correspondientes. Por ejemplo, si quiere proteger el contenido de las celdas de la hoja active la casilla CONTENIDO. Si quiere proteger los objetos gráficos active la casilla OBJETOS. Y, finalmente, si quiere proteger los escenarios de la hoja de cálculo active la casilla ESCENARIOS.

Teclee una contraseña para impedir que otros usuarios no autorizados modifiquen la protección de las hojas.

Para desproteger una hoja simplemente seleccione la hoja correspondiente, escoja la opción PROTEGER del menú HERRAMIENTAS y seleccione la opción DESPROTEGER HOJA. Teclee la contraseña si es necesario.

OCULTAR FORMULAS

La opción que La hoja de cálculo le proporciona para ocultar fórmulas se utiliza para impedir que las fórmulas de la celda activa aparezcan en la barra de fórmulas. Para proteger las fórmulas deberá hacer lo siguiente:

Seleccionar las celdas que contienen las fórmulas que desea proteger.

Escoger la opción CELDAS del menú FORMATO y active la ficha PROTECCION. Active la casilla de verificación OCULTA.

A continuación acceda a la opción PROTEGER del menú HERRAMIENTAS. Pulse sobre la opción PROTEGER HOJA y active la casilla de verificación CONTENIDO. Al pulsar en ACEPTAR no se visualizará el contenido de las casillas seleccionadas.

OCULTAR Y MOSTRAR LIBROS Y HOJAS

La hoja de cálculo también dispone de una opción para ocultar un libro de trabajo entero o solo unas hojas del mismo. Las hojas que permanecen ocultas pueden abrirse y son accesibles a otras hojas ya que éstas no desaparecen, simplemente no se muestran en pantalla.

Para ocultar un libro de trabajo haga lo siguiente:

Acceder a la opción OCULTAR del menú VENTANA.

Si lo que desea es visualizar un libro de trabajo oculto deberá elegir la opción MOSTRAR del menú VENTANA y luego seleccionar el libro que quiere mostrar, ya que puede haber más de un libro oculto a la vez.

Para ocultar una hoja de un libro de trabajo deberá hacer lo siguiente:

Primero deberá seleccionar la hoja u hojas que desea ocultar. Seguidamente seleccionar la opción HOJA del menú FORMATO y pulsar sobre la opción OCULTAR. Acto seguido las hojas quedarán ocultas.

Para mostrar las hojas ocultas del libro de trabajo deberá acceder a la opción HOJA del menú formato y pulsar sobre la opción MOSTRAR. Seguidamente tendrá que seleccionar la hoja u hojas que desee hacer visibles.

Procesadores de texto

Un programa de tratamiento de textos es una aplicación informática diseñada para crear, manipular, guardar y recuperar documentos escritos así como los objetos - gráficos, sonidos, etc., - incrustados en los mismos. Existe una amplia variedad de procesadores de texto por lo que vamos a referirnos a lo que son características comunes de todos ellos pero tomando como eje argumental las que son propias de Word para Windows, por tratarse de la aplicación cuyo uso está más difundido dentro de la Consellería de Sanidad.

Como arrancar

Un procesador de textos para Windows se arranca igual que cualquier otra aplicación Windows: haciendo doble clic sobre el icono correspondiente.

La pantalla

Una vez arrancada la aplicación aparece ante nosotros una pantalla cuya apariencia es la que se refleja en el gráfico precedente. En dicha pantalla vemos una serie de elementos que son:

·         El nombre del documento que titula la ventana. En este caso, documento1.

·         Una barra con las opciones del menú

·         Una barra con botones en la que se representan las opciones del menú de uso más frecuente

·         Una pizarra en la que escribiremos el texto

·         Una barra de estado en donde se nos proporcionan informaciones adicionales referidas al documento

Opciones del menú

Las opciones del menú identifican lo que puede hacerse con el programa con el que estamos trabajando. Estas opciones son:

·         Archivo

·         Edición

·         Ver

·         Insertar

·         Formato

·         Herramientas

·         Tabla

·         Ventana y

·         Ayuda

Archivo

Un archivo es un conjunto de información que es tratada por el ordenador como una unidad. Por ejemplo una carta o un libro. Cuando arrancamos el programa se nos propone por defecto que creemos un archivo nuevo. Podemos hacer esto o bien abrir un archivo existente. Tanto en un caso como en otro cuando abandonemos la aplicación el programa nos preguntará si queremos guardar o bien el documento que hemos creado o bien los cambios que en su caso hemos introducido en un documento que ya existía y que hemos abierto y modificado.

Dentro de la opción archivo se incluyen las posibilidades de imprimir y de enviar el documento. Imprimir supone recuperar el mismo mediante la impresora que está conectada a nuestro PC. La posibilidad de enviar significa la remisión del mismo mediante el correo electrónico, si nuestro equipo cuenta con el mismo.

Edición

En términos de una aplicación Windows editar significa tres cosas:

·         Deshacer o rehacer una o varias acciones efectuadas.

·         Seleccionar para cortar  (eliminar para pegar) o copiar (marcar para pegar)  y pegar una parte del documento o un objeto incrustado en el mismo.

·         Buscar una cadena , una característica o un objeto en el documento; bien para encontrarla o bien para encontrarla y además reemplazarla por otra

·         Desplazarse a una marca, página u otro identificador dentro del documento

Ver

Mediante esta opción elegimos:

El modo en que queremos que el programa nos presente el documento; por ejemplo, en modo página veremos ésta tal como será impresa y en modo normal accederemos a ella localizando las marcas que en su caso podemos haber puesto - p. ej.: un salto de página-.

·         Los tipos de barras de herramientas y los botones incluidos en ellas a los que queremos tener acceso en nuestro trabajo

·         El encabezado y el pie de página

·         Las dimensiones en que nos aparece el documento (zoom).

Insertar

Aquí de lo que se trata es de introducir en el documento determinados elementos agrupables en varias categorías. Entre otras:

·         Campos, como por ejemplo el día o el número de página

·         Símbolos, caracteres gráficos que no son directamente accesibles desde el teclado. Por ejemplo.: &

·         Saltos de página, Notas al pie o referencias

·         Recuadros de texto y

·         Objetos (Imágenes, Archivos, Sonidos, etc., etc.)

Formato

El formato tiene que ver con los caracteres - fuentes - o  con partes del documento párrafos - columnas, letra capital, etc., etc. -.

Opciones del formato párrafo.:

Herramientas

La opción herramientas recoge dos instrumentos especialmente útiles. Por un lado la revisión ortográfica del documento y por otro la posibilidad de combinar correspondencia mailing.  Con relación a esta última es preciso contar con un documento modelo y con una fuente de datos. En el documento modelo insertaremos los campos que identifiquen a los datos - por ejemplo, nombre, dirección o localidad - y una vez tengamos listos ambos archivos realizaremos la fusión cuyo destino puede ser la impresora, el correo electrónico o un documento nuevo

Tabla

Las tablas permiten organizar la información y crear atractivos diseños de página con columnas paralelas de texto y gráficos. La forma más rápida de crear una tabla sencilla (por ejemplo, una tabla con el mismo número de filas y columnas) es utilizar el botón Insertar tabla  .

La nueva función Dibujar tabla permite crear tablas más complejas de una forma más sencilla (por ejemplo, una tabla que contenga celdas de altos diferentes o un número variable de columnas por fila), de forma similar a las que se pueden dibujar utilizando un lápiz.

Se puede crear una tabla vacía y rellenar las celdas o puede convertir párrafos de texto (separados por un carácter como por ejemplo una tabulación) en una tabla. También puede crear una tabla a partir de un origen de datos existente, como una base de datos o una hoja de cálculo.

Ventana

Su utilidad estriba en que nos informa de los documentos con los que estamos trabajando en una sesión. Podemos seleccionar, crear nueva - lo que supone crear un nuevo documento- o bien organizar las ventanas existentes.