El Cuerpo de Secretarios Judiciales da nombre al Título II del Libro V de la Ley Orgánica 6/1985 del Poder Judicial. Dicho Título comprende un total de treinta artículos – del 440 al 469 – agrupados en cuatro Capítulos:

-          Capítulo I Estatuto Personal

-          Capítulo II De las Funciones de los Secretarios Judiciales

-          Capítulo III De la ordenación del Cuerpo de Secretarios y

-          Capítulo IV De la Responsabilidad Disciplinaria

6.1.- Estatuto Personal

La primera cuestión que se aborda en este apartado es la determinación de qué es un Secretario Judicial. Y así el art. 440 establece que los secretarios judiciales son funcionarios públicos que constituyen un Cuerpo Superior Jurídico, único, de carácter nacional, al servicio de la Administración de Justicia, dependiente del Ministerio de Justicia, y que ejercen sus funciones con el carácter de autoridad.

Por tanto prima facie un Secretario Judicial es un funcionario público – y por tanto no es un miembro del Poder Judicial ni tampoco de la Carrera Fiscal – que se encuentra al servicio de la Administración de Justicia. El Cuerpo es único lo que entre otras consecuencias trae consigo que todo lo concerniente al acceso, provisión y otras situaciones afectantes a este colectivo profesional queden fuera de las órbitas de las Funciones Públicas autonómicas, lo que no pasa con otros funcionarios de Justicia. Además se afirma en el precepto señalado que el Secretario Judicial ejerce sus funciones con el carácter de autoridad.

En cuanto a las categorías existentes en el Cuerpo de Secretarios Judiciales el artículo 441 de la LOPJ las fija en tres, teniendo lugar el ingreso en el mismo por la tercera categoría. Otros puntos fijados en la norma con relación a la categoría son:

o         Todo secretario judicial poseerá una categoría personal. En ningún caso un secretario judicial de la tercera categoría podrá optar a una plaza de la primera.

o         La consolidación de una categoría personal exige el desempeño de puestos de trabajo correspondiente a dicha categoría al menos durante cinco años continuados o siete con interrupción.

o         No se podrá comenzar a consolidar una categoría superior sin previamente haber consolidado la inferior.

o         La categoría consolidada determina la percepción del sueldo correspondiente a la misma, con independencia del puesto de trabajo que se desempeñe.

A estos efectos, el Ministerio de Justicia establecerá los tres grupos en los que se clasificarán los puestos de trabajo a desempeñar por los secretarios judiciales.

Respecto del procedimiento de ingreso el artículo 442 de la LOPJ contempla lo siguiente:

o         Los funcionarios del Cuerpo de Secretarios Judiciales serán seleccionados mediante convocatoria del Ministerio de Justicia, a través de los sistemas de oposición, que será el sistema ordinario de ingreso, o de concurso-oposición libre, que tendrá carácter excepcional y en el que las pruebas de conocimiento tendrán un contenido análogo a las de la oposición libre. Ambos procedimientos deberán garantizar, en todo caso, los principios de igualdad, mérito, capacidad y también de publicidad, en la forma en que dispone esta Ley Orgánica y las disposiciones reglamentarias que la desarrollen.

o         Se reservará el cincuenta por ciento de las plazas vacantes del Cuerpo de Secretarios Judiciales para su provisión por promoción interna mediante el sistema de concurso-oposición por los funcionarios de carrera del Cuerpo de Gestión procesal y administrativa que lleven, al menos, dos años de servicios efectivos en el mismo. A estos efectos se computarán los servicios prestados en el Cuerpo de Oficiales de la Administración de Justicia del que, en su caso, procedan.

Las restantes vacantes, a las que acrecerán las vacantes que no se cubran por promoción interna, si las hubiere, se cubrirán en turno libre mediante oposición o, en su caso, concurso-oposición.

o         Para el ingreso en el Cuerpo de Secretarios Judiciales, cualquiera que sea su forma de acceso, se requiere ser español, licenciado en Derecho, no estar incurso en causa de incapacidad o incompatibilidad, así como superar las pruebas selectivas que se establezcan y el correspondiente curso teórico-práctico que podrá tener carácter selectivo.

En cuanto a la adquisición y pérdida de la condición de secretario judicial son condiciones para la adquisición:

o         Reunir los requisitos y cumplir las condiciones exigidas en la convocatoria.

o         Superación de los procesos selectivos.

o         Nombramiento expedido por el Ministro de Justicia y publicado en el Boletín Oficial del Estado.

o         Juramento o promesa de cumplir fielmente las obligaciones del cargo y guardar y hacer guardar la Constitución como norma fundamental.

o         Tomar posesión dentro del plazo establecido.

En cuanto a la pérdida:

o         Por renuncia voluntaria manifestada por escrito y aceptada expresamente por el Ministerio de Justicia.

o         Por pérdida de la nacionalidad española.

o         Por sanción disciplinaria de separación del servicio.

o         Por inhabilitación absoluta o especial impuesta como pena principal o accesoria por los tribunales cuando la misma sea firme.

o         Por jubilación, sea voluntaria o forzosa, o por incapacidad permanente para el servicio.

o         Por condena a pena de privativa de libertad superior a tres años por razón de delito doloso.

Entran a considerar después los artículos 444 a 451 diversos asuntos comprensivos del Estatuto Personal de los Secretarios Judiciales que si bien presentan particularidades diferenciativas de los Estatutos de otros funcionarios al servicio de la Administración de Justicia vienen a coincidir en lo esencial con lo que es común a todos ellos – situaciones administrativas, retribuciones, etc., etc. -.

6.2.- Funciones de los Secretarios Judiciales

Dispone el art. 452 de la LOPJ que los secretarios judiciales desempeñarán sus funciones con sujeción al principio de legalidad e imparcialidad en todo caso, al de autonomía e independencia en el ejercicio de la fe pública judicial, así como al de unidad de actuación y dependencia jerárquica en todas las demás que les encomienden esta Ley y las normas de procedimiento respectivo, así como su reglamento orgánico. Las funciones de los secretarios judiciales no serán objeto de delegación ni de habilitación, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 451.3 de la LOPJ que veremos luego.

En el ejercicio de sus funciones, los secretarios judiciales cumplirán y velarán por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten los jueces o tribunales en el ámbito de sus competencias.

Los secretarios judiciales colaborarán con las comunidades autónomas con competencias asumidas para la efectividad de las funciones que estas ostentan en materia de medios personales y materiales, dando cumplimiento a las instrucciones que a tal efecto reciban de sus superiores jerárquicos. Para una mejor coordinación podrán constituirse Comisiones Mixtas de Secretarios Judiciales y representantes de las comunidades autónomas con competencias asumidas, en sus respectivos ámbitos territoriales.

Corresponde a los Secretarios Judiciales, con exclusividad y plenitud, el ejercicio de la fe pública judicial. En el ejercicio de esta función, dejarán constancia fehaciente de la realización de actos procesales en el Tribunal o ante éste y de la producción de hechos con trascendencia procesal mediante las oportunas actas y diligencias.

Cuando se utilicen medios técnicos de grabación o reproducción, las vistas se podrán desarrollar sin la intervención del Secretario Judicial, en los términos previstos en la Ley. En todo caso, el Secretario Judicial garantizará la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido.

Además los secretarios judiciales:

o         Expedirán certificaciones o testimonios de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas a las partes, con expresión de su destinatario y el fin para el cual se solicitan.

o         Autorizarán y documentarán el otorgamiento de poderes para pleitos, en los términos establecidos en las leyes procesales. En el ejercicio de esta función no precisarán de la intervención adicional de testigos.

Los secretarios judiciales son responsables de la función de documentación que les es propia, así como de la formación de los autos y expedientes, dejando constancia de las resoluciones que dicten los jueces y magistrados, o ellos mismos cuando así lo autorice la ley. Además:

o         Los secretarios judiciales ejercerán competencias de organización, gestión, inspección y dirección del personal en aspectos técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos de gobierno del Poder Judicial y con las comunidades autónomas con competencias transferidas.

o         Garantizarán que el reparto de asuntos se realiza de conformidad con las normas que a tal efecto aprueben las Salas de Gobierno de los Tribunales de Justicia y serán responsables del buen funcionamiento del registro de recepción de documentos, expidiendo en su caso las certificaciones que en esta materia sean solicitadas por las partes.

o         Facilitarán a las partes interesadas y a cuantos manifiesten y justifiquen un interés legítimo y directo, la información que soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales no declaradas secretas ni reservadas.

o         Promoverán el empleo de los medios técnicos, audiovisuales e informáticos de documentación con que cuente la unidad donde prestan sus servicios.

Añade el art. 455 que será responsabilidad del secretario judicial la dación de cuenta, que se realizará en los términos establecidos en las leyes procesales.

En cuanto al impulso del procedimiento éste corresponde al secretario en los términos que establecen las leyes procesales.

A tal efecto, dictará las resoluciones necesarias para la tramitación del proceso, salvo aquéllas que las leyes procesales reserven a jueces o tribunales. Estas resoluciones se denominarán diligencias, que podrán ser de ordenación, de constancia, de comunicación o de ejecución. Las diligencias de ordenación serán recurribles ante el juez o el ponente, en los casos y formas previstos en las leyes procesales.

Los secretarios judiciales cuando así lo prevean las leyes procesales tendrán competencias en las siguientes materias:

o         La ejecución salvo aquellas competencias que exceptúen las leyes procesales por estar reservadas a jueces y magistrados.

o         Jurisdicción voluntaria, asumiendo su tramitación y resolución, sin perjuicio de los recursos que quepa interponer.

o         Conciliaciones, llevando a cabo la labor mediadora que les sea propia.

o         Cualesquiera otras que expresamente se prevean.

Se llamará decreto a la resolución que dicte el secretario judicial con el fin de poner término al procedimiento del que tenga atribuida exclusiva competencia, o cuando sea preciso o conveniente razonar su decisión. Será siempre motivado y contendrá, en párrafos separados y numerados, los antecedentes de hecho y los fundamentos de derecho en que se basa.

Los secretarios judiciales dirigirán en el aspecto técnico-procesal al personal integrante de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo las órdenes e instrucciones que estime pertinentes en el ejercicio de esta función. Serán además responsables del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que estuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes del tribunal.

El secretario judicial será responsable de la llevanza de los libros de registro a través de las aplicaciones informáticas correspondientes y, en su defecto, manualmente, impartiendo las oportunas instrucciones al personal de él dependiente.

En cuanto a los depósitos los secretarios judiciales responderán del depósito de los bienes y objetos afectos a los expedientes judiciales, así como del de las piezas de convicción en las causas penales, en los locales dispuestos a tal fin. Todo ello, sin perjuicio de las excepciones que puedan establecerse reglamentariamente en cuanto al destino que deba darse a éstos en supuestos especiales.

Los secretarios judiciales responderán del debido depósito en las instituciones que se determinen de cuantas cantidades y valores, consignaciones y fianzas se produzcan, siguiendo las instrucciones que al efecto se dicten.

Los secretarios judiciales colaborarán con la Administración tributaria en la gestión de los tributos que les sea encomendada en la normativa específica.

Estadística Judicial

La estadística judicial, que se elaborará conforme a los criterios que se establezcan, será responsabilidad de los secretarios judiciales. Los Secretarios de Gobierno respectivos velarán por su cumplimiento contrastando la veracidad de los datos.

La Estadística Judicial constituye un instrumento básico al servicio de las Administraciones públicas y del Consejo General del Poder Judicial para la planificación, desarrollo y ejecución de las políticas públicas relativas a la Administración de Justicia y, en particular, para las siguientes finalidades:

o         El ejercicio de la política legislativa del Estado en materia de justicia.

o         La modernización de la organización judicial.

o         La planificación y gestión de los recursos humanos y medios materiales al servicio de la Administración de Justicia.

o         El ejercicio de la función de inspección sobre los juzgados y tribunales.

6.3.- Ordenación del Cuerpo de Secretarios

Bajo la superior dependencia del Ministerio de Justicia el Cuerpo de Secretarios Judiciales se ordena jerárquicamente en la forma que se determine en las relaciones de puestos de trabajo. En este sentido, realizarán todas aquellas funciones de naturaleza análoga a las que les son propias, inherentes al puesto de trabajo que ocupen y que les sean encomendadas por sus superiores.

Los órganos superiores son:

o         El Secretario de Gobierno.

o         El Secretario Coordinador Provincial.

Cuando en un servicio común procesal prestaren servicios varios secretarios judiciales, la relación de puestos de trabajo determinará su dependencia jerárquica y funcional.

Como instrumento de participación democrática del colectivo del Cuerpo de Secretarios Judiciales, se constituirá un Consejo del Secretariado en el seno del Ministerio de Justicia, con funciones consultivas en las materias que afecten al mencionado cuerpo.

El Secretario de Gobierno

Habrá un Secretario de Gobierno en el Tribunal Supremo, en la Audiencia Nacional, y en cada Tribunal Superior de Justicia, así como en las ciudades de Ceuta y Melilla, elegido entre miembros integrantes del Cuerpo de Secretarios Judiciales que tengan consolidada, al menos, la categoría segunda con un mínimo de 10 años de antigüedad, que ejercerá además las funciones de Secretario de la Sala de Gobierno del respectivo Tribunal.

El Secretario de Gobierno ostentará, como superior jerárquico, la dirección de los secretarios judiciales que prestan sus servicios en las oficinas judiciales dependientes de dichos Tribunales y en las Ciudades de Ceuta y Melilla. Para ello ejercerá las competencias que esta ley orgánica les reconoce, así como todas aquéllas que reglamentariamente se establezcan.

Será nombrado y removido libremente por el Ministerio de Justicia. Dicho nombramiento se realizará a propuesta del órgano competente de las comunidades autónomas cuando éstas tuvieren competencias asumidas en materia de Administración de Justicia, que también podrán proponer su cese.

En todo caso para su nombramiento se recabará informe de la Sala de Gobierno del Tribunal respectivo así como del Consejo del Secretariado. Para el de las Ciudades de Ceuta y Melilla el informe será emitido por la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía.

Para el nombramiento del Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo y el de la Audiencia Nacional se requerirá informe favorable de sus respectivas Salas de Gobierno.

En caso de ausencia, enfermedad, suspensión o vacante del Secretario de Gobierno del Tribunal Supremo o de la Audiencia Nacional así como de las Ciudades de Ceuta y Melilla, asumirá sus funciones el Secretario de mayor antigüedad escalafonal. En estos mismos supuestos y respecto al Secretario de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, asumirá sus funciones el Secretario Coordinador de la provincia en donde tenga su sede el respectivo tribunal o, en su defecto, el Secretario de mayor antigüedad escalafonal.

Los Secretarios de Gobierno que cesaren en su cargo quedarán adscritos al tribunal en que cesen hasta la consolidación de la plaza correspondiente, o a órgano de su categoría de la ciudad de procedencia, pudiendo optar con carácter preferente, durante los dos años siguientes, a cualquier plaza de su categoría de las que deban proveerse por concurso voluntario.

Las Administraciones públicas competentes, en sus respectivos territorios, dotarán a los Secretarios e Gobierno, de los medios materiales y recursos humanos necesarios para el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas.

Serán competencias de los Secretarios de Gobierno:

o         La inspección de los servicios que sean responsabilidad de los secretarios judiciales de su respectivo ámbito competencial, sin perjuicio de la que corresponda al Consejo General del Poder Judicial, a las Salas de Gobierno o, en su caso, al Presidente del Tribunal o de la Sala respectivos.

o         La incoación de expedientes disciplinarios por las posibles infracciones que los secretarios judiciales puedan cometer en el ejercicio de sus funciones, así como la imposición de la sanción de apercibimiento.

o         Proponer al Ministerio de Justicia el nombramiento de los secretarios judiciales de libre designación en su ámbito territorial, que hubiesen participado en la correspondiente convocatoria, así como su cese cuando éste proceda.

o         Control y seguimiento estadístico.

o         Dirección y organización de los secretarios judiciales que de él dependan, respetando y tutelando su independencia en el ejercicio de la fe pública.

o         Impartir instrucciones a los secretarios judiciales de su respectivo ámbito territorial, a solicitud de las comunidades autónomas con competencias asumidas, cuando sea precisa la colaboración de aquellos para garantizar la efectividad de las funciones que tienen éstas en materia de medios personales y materiales al servicio de la Administración de Justicia.

o         Proponer al Ministerio de Justicia, o en su caso a la comunidad autónoma con competencias transferidas, las medidas que, a su juicio, deberían adoptarse para el mejor funcionamiento de la Administración de Justicia que fueren de su respectiva competencia, comunicando al Ministerio de Justicia cuantas incidencias afecten a los secretarios judiciales que de él dependan.

o         Cursar circulares e instrucciones de servicio a los secretarios judiciales de su territorio, así como velar por el correcto cumplimiento de las que, a su vez, dirija el Ministerio de Justicia, las cuales en ningún caso podrán suponer una intromisión en el desarrollo de la actividad procesal de jueces o magistrados, ni contradecir las decisiones adoptadas por la Sala de Gobierno en el ámbito de sus competencias. Tampoco podrán impartir instrucciones particulares relativas a asuntos concretos en los que un secretario judicial intervenga en calidad de fedatario o en el ejercicio de sus competencias de ordenación y dirección del proceso.

o         Concesión de permisos y licencias a los secretarios judiciales de su territorio.

o         Las demás previstas en el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales.

Secretario Coordinador

En cada provincia existirá un Secretario Coordinador, nombrado por el Ministerio de Justicia por el procedimiento de libre designación, a propuesta del Secretario de Gobierno, de acuerdo con las comunidades autónomas con competencias asumidas, de entre todos aquellos que se presenten a la convocatoria pública.

Además, en la comunidad autónoma de Illes Balears habrá un Secretario Coordinador en las islas de Menorca e Ibiza, y en la Comunidad Autónoma de Canarias, otro en las islas de Lanzarote y de La Palma.

En las comunidades autónomas uniprovinciales, las funciones del Secretario Coordinador serán asumidas por el Secretario de Gobierno, salvo en aquellas que, por razón del servicio, sea aconsejable su existencia.

Los requisitos y procedimiento para su nombramiento se determinarán en el Reglamento orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales, si bien en todo caso deberá contar con al menos cinco años de antigüedad en la segunda categoría.

En casos de ausencia, enfermedad, suspensión o vacante, será sustituido por el secretario judicial que designe el Secretario de Gobierno de entre los destinados en su provincia respectiva, que reúna los requisitos exigidos para su nombramiento.

Los secretarios coordinadores que cesaren en su cargo quedarán adscritos a la Oficina judicial en que cesen hasta la consolidación de la plaza correspondiente, o a órgano de su categoría de la ciudad de procedencia, pudiendo optar con carácter preferente, durante los dos años siguientes, a cualquier plaza de su categoría de las que deban proveerse por concurso voluntario.

Bajo la dependencia directa del Secretario de Gobierno, el Secretario Coordinador ejercerá las siguientes competencias:

o         Dictar instrucciones de servicio a los secretarios judiciales de su ámbito territorial para el adecuado funcionamiento de los servicios que tienen encomendados.

o         Controlar la correcta ejecución de las circulares e instrucciones de servicio que dicte el Secretario de Gobierno del que dependa.

o         Dar cuenta de forma inmediata al Secretario de Gobierno de cuantos hechos sean relevantes al buen funcionamiento de la Administración de Justicia, así como de las necesidades de medios personales y materiales de las secretarías ubicadas en su territorio.

o         Colaborar con las comunidades autónomas con competencias asumidas, para la efectividad de las funciones que éstas ostenten en materia de medios personales y materiales.

o         Coordinar el funcionamiento de cuantos servicios comunes procesales se encuentren ubicados en su territorio, o en su caso, asumir directamente su dirección cuando exista un único servicio común procesal provincial.

o         Proponer al Ministerio de Justicia las comisiones de servicio de secretarios judiciales que, dentro de su territorio, sean precisas para el correcto funcionamiento de las oficinas judiciales.

o         Resolver las sustituciones de los secretarios judiciales de su ámbito valorando, en su caso, los requisitos a satisfacer por el sustituto en relación con el puesto que deba sustituir.

o         Las demás que establezcan las leyes y su propio reglamento orgánico.

6.4.- Responsabilidad disciplinaria

Los secretarios judiciales estarán sujetos a responsabilidad disciplinaria, en los supuestos y de acuerdo con los principios que se establecen en el libro VI de esta Ley Orgánica para los funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia y serán objeto de iguales sanciones.

No podrá imponerse sanción por la comisión de una falta grave o muy grave, sino en virtud de expediente disciplinario instruido al efecto, mediante el procedimiento que se establezca en el Reglamento General de Régimen Disciplinario de los funcionarios al servicio de la Administración de Justicia.

Para la imposición de sanciones por faltas leves, no será preceptiva la previa instrucción del expediente, salvo el trámite de audiencia al interesado.

Además de los autores, serán responsables disciplinariamente los superiores que teniendo conocimiento de los hechos, los consintieren, así como quienes indujeran o encubrieran las faltas muy graves y graves cuando de dichos actos se deriven graves daños para la Administración o los ciudadanos.

Son competentes para la incoación de expedientes disciplinarios a los funcionarios del Cuerpo de Secretarios Judiciales, el Ministerio de Justicia, el Secretario de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales. La tramitación de los mismos corresponde al Ministerio de Justicia.

Las faltas se clasifican en muy graves, graves y leves, de acuerdo con el catálogo previsto en el artículo 536 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

Para la imposición de las sanciones serán competentes:

o         el Secretario de Gobierno y el Secretario Coordinador Provincial, para la sanción de apercibimiento.

o         el Ministro de Justicia, para la de suspensión, traslado forzoso y separación del servicio.