1.- Pagos: concepto y clasificación.

1.1.- Nota introductoria

Por lo pronto hay que diferenciar los conceptos de gasto y de pago, una distinción cuyos argumentos ya se aportan en el tema 32.

Supongamos que la señora Pérez va a la panadería a comprar una bolsa de magdalenas cuyo importe es de 225 pesetas. Cuando la dependienta le hace entrega de la bolsa de magdalenas y la señora Pérez la introduce en el bolso se evidencia la voluntad negocial de la cliente mediante una declaración tácita pero concluyente. Su conducta indica que asume la obligación del pago de esas 225 pesetas. En consecuencia cabe afirmar que ha realizado el gasto.

El gasto se realiza por tanto no cuando el mismo se dispone si no cuando nace la obligación del pago, es decir cuando el tercero hace entrega de la cosa o se realiza el servicio. Es lo que en términos contables identificábamos como fase “O”. En nuestro caso la fase “O” se concreta en el preciso momento en que la señora Pérez introduce dicha bolsa en su bolso.

El pago es, lógicamente, posterior al gasto y solamente se justifica si el mismo se ha producido.

En el ejemplo que hemos utilizado lo normal es que la señora Pérez abone los cuarenta y cinco duros inmediatamente después de generada la obligación de pago. Pero podría suceder que no llevase dinero encima. En ese caso, con disimulado malestar, la dependienta anotaría la deuda de esta señora en un bloc. Dos o tres días más tarde la señora Pérez se presenta en la panadería y paga la deuda pendiente. Este comentario es útil pues aclara que no es lo mismo gastar que pagar, que son dos actos distintos y que el momento del gasto es por lo general previo al del pago.  

1.2.- Concepto y clasificación

De acuerdo con lo visto podemos definir el pago como el cumplimiento de una obligación expresada en unidades monetarias.

Para que el pago se haga efectivo se requiere que la obligación del tercero haya sido cumplida, es decir: que se haya hecho entrega de la cosa o que se haya prestado el servicio

Respecto de este tercero pueden suceder dos cosas:

-          Que no tenga ninguna obligación pendiente de pago con el órgano que gestiona el gasto o

-          Que dicha obligación exista

En el primer caso el pago se hará efectivo mediante el sistema de compensación si ambas deudas son de análogo montante o por la parte de las mismas en que sean iguales. Es un sistema que se aplica, sobre todo, cuando el tercero y el obligado al pago son Administraciones Públicas.

En el segundo caso el pago será real, o lo que es lo mismo: existirá una salida material de fondos.

Así pues la primera clasificación de los pagos distinguirá entre estos según sean virtuales – por compensación y sin salida material de fondos – o reales – con salida material de fondos -.

1.3.- Pagos en firme

Los pagos en firme son los efectuados por las Administraciones Públicas con el requisito de la previa justificación del gasto. Se realizan conociendo el importe exacto de las obligaciones a atender, como consecuencia de la realización de la prestación del acreedor o del derecho de éste, ajustado al acuerdo de autorización y compromiso del gasto adoptado en su momento.

Los pagos en firme, en consecuencia, tienen destinatarios o acreedores concretos con quienes ya se ha reconocido una obligación que ha resultado líquida y justificada de acuerdo a la legislación vigente, no quedando postergada o diferida en el tiempo a una ulterior justificación.

1.4.- Pagos a justificar

Como contraposición al requisito de la previa justificación del gasto propia de los pagos citados anteriormente, las órdenes de pagos a justificar se libran cuando los documentos justificativos del gasto no se han extendido o, y esta puede decirse que es la regla general para los gastos ordinarios, cuando se considere necesario para agilizar la gestión de los créditos. En este último caso se instrumentarían los denominados anticipos de caja fija.

La reglas generales sobre los pagos a justificar son las siguientes:

-          Cada Consellería establecerá, de acuerdo con los criterios y directrices de la Consellería de Economía y Hacienda, las normas que regulen la expedición de las órdenes de pago a justificar con cargo a sus respectivos presupuestos de gastos.

-          Los perceptores de las cantidades recibidas justificarán la aplicación de dichas cantidades como máximo dentro del ejercicio presupuestario

-          En el caso de que dichas cantidades no se apliquen, serán reintegradas.

-          Excepcionalmente los fondos destinados a realizar pagos en el extranjero se justificarán como máximo, no en el ejercicio corriente si no en el posterior.

1.5.- Anticipos de Caja Fija

Los Anticipos de Caja Fija constituyen, como ya ha quedado dicho, el mecanismo habitual para atender el pago de las obligaciones de caracter periódico o repetitivo, como los referentes a dietas, gastos de locomoción, material no inventaria­ble, reparaciones y otros similares.

Se entiende por anticipo de caja fija el anticipo de fondos equivalente al importe que resulte de dividir el gasto anual previsto por el número de veces en que se proyecte reponerlo de modo que exista un equilibrio adecuado entre la minimización de existencias de fondos y la adecuada agilización de la gestión de Tesorería.

Dicha gestión requiere la existencia de un denominado tercero que es el funcionario a cuyo nombre se libran los fondos y que será el encargado de atender el pago de los gastos citados así como de solicitar periódicamente la aludida reposición.

2.- Justificación de libramientos

La justificación de libramientos podría definirse como el aspecto fundamental de la fase de ordenación formal del pago. La misma consiste en verificar que antes de que se libren los fondos necesarios para atender las obligación reconocidas consta en el expediente de gastos la documentación necesaria.

La documentación justificativa de los mandamientos de pago comprenderá:

La aprobación del gasto que ampare el correspondiente pago, efectuado con cargo a los créditos autorizados en el estado de gastos del Presupuesto.

La obligación reconocida, acreditando documentalmente la realización de plena conformidad de las obras y suministros o de la prestación de los correspondientes servicios.

Además, el perceptor del libramiento será aquel a quien se le autorizó el mandamiento de pago o, al menos, es la persona con poder bastante para efectuar el cobro.

Los documentos que ordinariamente justifican los libramientos son:

-          Gastos de Personal.-         Generalmente se justifican por medio de nóminas.

-          Material ordinario.-  Se justifican mediante las cuentas rendidas tras la realización de los gastos

-          Alquileres.-  Por medio del correspondiente contrato

En resumen podríamos decir que la justificación de los libramientos propia de cada tipo de gasto se justifica, además de con los documentos generales descritos al comienzo de la página, con los documentos característicos propios del mismo.